Orderbeheer en facturatie

Bestaande orders zoekt en opent u zeer gemakkelijk in Visual Rental Dynamics via het intuïtieve orderscherm. U kunt meerdere orders, zowel verhuur- als verkooporders, tegelijkertijd aanmaken en bewerken. Indien gewenst kunt u zowel verhuur- als verkoopartikelen gecombineerd op orders plaatsen. Ook kosten voegt u met hetzelfde gemak toe aan uw orders. De geleverde aantallen kunt u af laten wijken van de te factureren aantallen.

U kunt werken met zelf te definiëren tijdseenheden voor de automatische bepaling van gebruiksduur en artikelprijzen. Dit alles met slechts een minimaal aantal eenvoudige handelingen.

Bij de invoer van orderregels ziet u direct de berekende bedragen van de order. Eventuele (staffel)kortingen en prijsafspraken worden direct toegepast bij het toevoegen van artikelen op de order. Daarnaast kunt u naar eigen wens vrij in te voeren tekstregels, voetregels en borg toevoegen op orderregels. Indien er toebehoren of setcomponenten gekoppeld zijn aan een artikel, worden deze naar gelang de instellingen al dan niet automatisch toegevoegd op de order. Indien er optionele toebehoren of setcomponenten aanwezig zijn op een toegevoegd artikel, dan verschijnt er een extra selectiescherm voor het snel kunnen toevoegen de gewenste gekoppelde items.

Indien gewenst kan er een voorraadcontrole uitgevoerd worden bij het opslaan van orders. U ziet hier in één oogopslag of de beschikbaarheid toereikend is en zo niet, de reden van de ontoereikendheid.

Offertes en bevestigingen verstuurd u zeer eenvoudig per e-mail naar uw klant. Bij offertes kunt u automatisch een link mee laten sturen voor digitale accordering. Wanneer de klant klikt op de link dan wordt deze automatisch doorverwezen naar het Visual Rental Dynamics eSign portaal, waar de offerte met slechts enkele handelingen ingezien en ondertekend kan worden. Wanneer de offerte digitaal is geaccordeerd dan ontvangt u (of de behandelaar van de order, als dat zo is ingesteld bij de instellingen) een bericht per e-mail dat de order digitaal is ondertekend. Indien u gebruik maakt van de Cloud-versie van ons verhuurpakket dan wordt na het bevestigen van de offerte door de klant de order volautomatisch bevestigd en wordt de getekende offerte inclusief handtekening opgeslagen op de order.

Wanneer u een klant vooraf wil laten betalen, dan heeft u de mogelijkheid om een voorschotfactuur te versturen. Het voorschotbedrag is hierbij door u zelf te bepalen. Voorschotfacturen worden automatisch verrekend op eindfacturen van de gerelateerde orders.

Indien u te maken heeft met langlopende orders en deze periodiek aan de klant wil factureren, dan heeft u de mogelijkheid om termijnfacturen te genereren. U kunt op termijnorders onder meer aangeven vanaf welk moment en in welke frequentie u de klant wil factureren. U kunt artikelen per regel, of zelfs een bepaald aantal per regel, tussentijds retourmelden en stopzetten voor facturatie. De overige aantallen blijven hierbij automatisch doorlopen in het facturatieproces.

Heeft u meerdere orders lopen van een bepaalde klant en wilt u hiervoor één factuur sturen, dan heeft u de mogelijkheid om een verzamelfactuur te maken. Deze functie kunt u ook gebruiken voor het verzamelen van termijnorders.

Wanneer u in één keer voor bepaalde of alle te factureren orders facturen wilt aanmaken en verzenden dan kunt u gebruik maken van batch facturatie functie, welke standaard beschikbaar is binnen het pakket. Binnen enkele stappen genereert u moeiteloos grote aantallen facturen die u direct door de software laat verzenden.

Bij alle facturen heeft u de mogelijkheid om een online betaallink mee te sturen. Dit is onderdeel van de Visual Rental Dynamics ePay module, welke standaard aanwezig is in het verhuurpakket. Uw klanten kunt u hiermee snel en gemakkelijk uw facturen laten betalen via online betaalmethodes zoals iDeal, Bankcontact, creditcards, PayPal en Apple Pay. Daarnaast kunt u uw facturen als PDF maar ook als UBL-bestand verzenden naar uw klanten.

Naast bovenstaande functionaliteiten bevatten de order- en facturatiemodules nog veel meer mogelijkheden. Laat u verassen door de dynamiek van onze verhuursoftware!